Procedimiento de gestión del Canal Ético

El presente Procedimiento tiene por objeto regular el funcionamiento del Compliance Officer como Responsable del Sistema Interno de Información, así como la tramitación de las comunicaciones que se efectúen a través del Canal Interno de Información (Canal Ético) disponible en AGUAS DE BURGOS ante presuntas conductas delictivas, infracciones administrativas graves o muy graves o vulneraciones del derecho de la Unión Europea, así como cualquier infracción del Sistema de Prevención de Delitos vigente en la organización.

Art. 1.- Objeto y ámbito de aplicación

1. El Procedimiento de Gestión del Sistema de Información de AGUAS DE BURGOS tiene por objeto establecer las previsiones necesarias para gestionar el Sistema Interno de Información (Canal Ético) conforme a los requisitos establecidos por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. En el mismo se regula también el funcionamiento del Compliance Officer como Responsable del Sistema Interno de Información y su actuación tanto pre-procesal como procesal ante posibles conductas ilícitas.
2. Este Procedimiento resulta de aplicación a toda persona que, en un contexto laboral o profesional, comunique a través del Canal Ético:
   • a) Infracciones del Sistema de Prevención de Delitos u otra normativa interna en la materia.
   • b) Infracciones del Derecho de la Unión Europea (UE), siempre que entren dentro del ámbito de aplicación de la UE que contempla la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, y que afecten a los intereses financieros de la UE o incidan en el mercado interior.
   • c) Infracciones penales o conductas ilícitas.
   • d) Infracciones administrativas graves o muy graves.

Art. 2.- Compliance Officer

El Compliance Officer constituye un organismo dentro de la entidad encargado de vigilar el funcionamiento y la observancia del Sistema de Prevención de Delitos de AGUAS DE BURGOS, ocupándose igualmente de su actualización. Del mismo modo, el Compliance Officer es el órgano con competencias ejecutivas para decidir las acciones a adoptar ante el conocimiento de indicios de cualquier presunto hecho delictivo, infracción del Derecho de la Unión Europea o acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones administrativas graves o muy graves.

El Compliance Officer es, además, el Responsable del Sistema Interno de Información de AGUAS DE BURGOS, recayendo sobre él la responsabilidad de la gestión diligente del mismo.

Art. 3.- Asignación del Compliance Officer

1. El Compliance Officer es un órgano unipersonal integrado por la persona designada por el Consejo de Administración de AGUAS DE BURGOS, de cuya designación se dejará constancia en el correspondiente Acta, debiendo la persona designada aceptar su cargo por escrito.
2. El puesto de Compliance Officer será cubierto por la persona que ocupe la plaza de Responsable de Gestión de Riesgos, la cual ha sido cubierta el 2 de septiembre de 2024 con la incorporación de un titulado superior, tras la aprobación de su nombramiento por el Consejo de Administración en sesión del 29 de julio de 2024.La plaza de Responsable de Gestión de Riesgos, por eficiencia organizativa y economía, ha sido creada para asumir las responsabilidades propias del Compliance Officer entre otras funciones. En concreto, dentro del organigrama de Aguas de Burgos aprobado por el Consejo de Administración en sesión del 27 de octubre de 2022, se creó la plaza de Responsable de Gestión de Riesgos, lo cual fue ratificado por acuerdo del Consejo de Administración del 30 de septiembre de 2024. Las funciones de este puesto de trabajo fueron aprobadas por el Consejo de Administración en sesión celebrada el 11 de mayo de 2023, con la aprobación de las Bases y convocatoria para la cobertura de esta plaza, y entre cuyas funciones se encuentran:
   • Realizará el seguimiento y control de la correcta implantación del sistema del Compliance Penal de Aguas de Burgos.
   • Realizar el diseño de los procesos de gestión de riesgos y su implementación.
   • Realizar las evaluaciones de riesgos y de los procesos de gestión de riesgos correctamente.
   • Realizar los informes sobre el estado de los principales riesgos, incluyendo la eficacia de los controles y otras respuestas a los mismos.
   • Supervisión and coordinación de la correcta adecuación al Esquema Nacional de Seguridad.
   • Gestionar de manera adecuada las personas y los recursos materiales, económicos y logísticos asignados.
   • Realizar, coordinar, supervisar y mantener actualizado el Plan de Gestión de Riesgos de Aguas de Burgos, en coordinación con todos los departamentos de la Sociedad, estableciendo las medidas que Aguas de Burgos debe adoptar, las labores, resources y actuaciones concretas para reducir los daños que se puedan producir.
   • Realizar y mantener actualizado el Mapa de Riesgos de Aguas de Burgos.
   • Generar una base de reacción para la toma de decisiones en relación con todos los posibles riesgos.
   • Será responsable de la implementación de la normativa ISO 31000 de gestión de riesgos en Aguas de Burgos, y otras normas similares.
   • Será responsable de identificar y manejar los riesgos, e implementar la GRE (Gestión de Riesgos Empresarial) con un enfoque estructurado, consistente y coordinado.
   • Será responsable de identificar e informar de todos los riesgos que puedan afectar a la normal gestión de la empresa, así como de planificar y supervisar la gestión de los riesgos identificados para su completa eliminación o atenuación.
3. En ningún caso el Compliance Officer podrá encontrarse en la condición jurídica de suspendido, inhabilitado, insolvente o condena a una pena que implique la suspensión de empleo o cargo público, aunque sea temporal, o la inhabilitación para desarrollar puestos directivos. Tampoco podrá estar sometido a medidas cautelares impuestas por los Tribunales, excepción hecha de los efectos de la rehabilitación. Por último, no podrá haber sido o estar siendo investigado —por su conocimiento— o imputado en procedimientos penales por delitos dolosos —distintos de los delitos analizados— o bien sujeto a procedimientos por incumplimientos administrativos en materia de ilícitos societarios, bancarios o financieros. Si se produjera alguno de estos supuestos de incompatibilidad, se adoptarán las medidas oportunas para su sustitución.La sustitución del Compliance Officer (por estar incurso en causa de incompatibilidad, por pérdida sobrevenida de los requisitos profesionales, por renuncia comunicada por escrito al Consejo de Administración o por cualquier otra causa) será acordada por el Consejo de Administración de AGUAS DE BURGOS, quien nombrará al nuevo Compliance Officer.

Art. 4.- Funcionamiento y competencias del Compliance Officer

1. Las decisiones del Compliance Officer serán motivadas y se recogerán siempre por escrito en un acta o informe.
2. En caso de ser preciso, el Compliance Officer podrá contar con asistentes para el desarrollo de sus funciones.
3. El Compliance Officer reportará directa y anualmente (así como siempre que se levante un Acta) al Consejo de Administración de AGUAS DE BURGOS. No obstante, estará obligado a respetar la confidencialidad o anonimato, en su caso, de las comunicaciones recibidas, salvo en los casos en que esté expresamente permitido por la normativa vigente.
4. Las competencias del Compliance Officer en materia de prevención de delitos son las siguientes:
   • Asumir las funciones de Responsable del Sistema Interno de Información (Canal Ético), al amparo de lo dispuesto en la Ley 2/2023, con las funciones de supervisar y vigilar el funcionamiento, la eficacia y el cumplimiento del Sistema.
   • Recibir e investigar las comunicaciones sobre presuntos hechos contrarios al Sistema de Prevención de Delitos, hechos delictivos, infracciones del Derecho de la Unión Europea y/o acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones administrativas graves o muy graves y que puedan tener consecuencias para AGUAS DE BURGOS.
   • Dirigir las acciones que sean necesarias en materia de prevención y detección de delitos, incluyendo la capacidad de diseñar y coordinar auditorías internas y los correspondientes mecanismos de respuesta, así como asegurarse de que se están efectuando los trabajos necesarios para la implementación de las acciones o medidas y su ejecución.
   • Informar periódicamente a la Dirección y al Consejo de Administración sobre la implantación y desarrollo de las actividades en la materia, sin vulnerar el anonimato de las comunicaciones o la confidencialidad exigida en la normativa vigente.
   • Promover, impulsar, desarrollar, coordinar y participar en los programas de formación que se centren en materia de prevención de delitos, con el objetivo de que todos los trabajadores tengan conocimiento y comprendan el Sistema de Prevención de Delitos y su funcionamiento práctico.
   • Encargarse de que se registren y archiven, debidamente cumplimentados, los formularios “Declaración de conocimiento”, “Declaración de conflicto de intereses”, así como los justificantes de formación y evaluaciones de aprovechamiento realizadas a los trabajadores.
   • Formular propuestas a la Dirección y al Consejo de Administración de AGUAS DE BURGOS respecto a eventuales actualizaciones y mejoras del Sistema de Prevención de Delitos, de conformidad con la legislación y jurisprudencia vigente o surgida a raíz de nuevas actividades de la empresa.
   • Asistir a la Dirección y al Consejo de Administración de AGUAS DE BURGOS en el establecimiento de mecanismos para mejorar la eficiencia de la organización en la calidad de los servicios y reducir la vulnerabilidad de la misma en materias como cohecho, tráfico de influencias, delitos contra la intimidad y cualquier otro incumplimiento del Sistema de Prevención de Delitos.
   • Asegurarse de que se están efectuando los trabajos necesarios para la implementación de las medidas y su ejecución.
   • Asegurarse de que los terceros que contratan, prestan servicios o que colaboran, de cualquier otra manera, con AGUAS DE BURGOS conocen y respetan el Sistema de prevención de delitos y los requisitos que, en cumplimiento del mismo, son exigidos.
   • En caso de que se comprueben infracciones, violaciones o incumplimientos del Sistema de Prevención de Delitos, informar inmediatamente al Consejo de Administración de AGUAS DE BURGOS, respetando la confidencialidad o el anonimato de la identidad del informante de conformidad con lo establecido en la Ley.

Art. 5.- Responsable del Sistema Interno de Información

1. En cumplimiento de la normativa vigente, el Compliance Officer ejercerá las funciones de Responsable del Sistema Interno de Información, habiendo sido designado como tal por el Consejo de Administración de AGUAS DE BURGOS.
2. La designación y cese del Responsable del Sistema Interno de Información deberá ser comunicado a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o, en su caso, a la autoridad u órgano autonómico que se cree.

Artículo 6.- Deber de secreto

El Compliance Officer y sus colaboradores están obligados a mantener secreto acerca de las informaciones conocidas en el ejercicio de sus funciones y de las investigaciones corporativas internas reguladas en este Procedimiento.

Igualmente, el Compliance Officer se abstendrá de recibir y utilizar información reservada para fines distintos de los previstos en el apartado anterior y, en cualquier caso, para objetivos contrarios a las funciones propias del Compliance Officer.

El Compliance Officer garantizará el deber de confidencialidad de todas las personas que participen en las investigaciones corporativas internas que supervise y pondrá de forma expresa en conocimiento de las mismas la obligación de confidencialidad.

Con respecto al tratamiento y conservación de los datos personales por el Compliance Officer, se estará a lo dispuesto por la normativa vigente en la materia y conforme a lo establecido en el Artículo 19 del presente procedimiento.

Este deber de secreto y confidencialidad se mantendrá vigente salvo requerimiento de autoridad judicial o administrativa competente.

Art. 7.- Formación

La implementación y funcionamiento de las políticas y medidas establecidas en el Sistema de Prevención de Delitos requieren formación para todos los integrantes de AGUAS DE BURGOS, con independencia de su lugar en el organigrama, de modo que todos y cada uno de ellos tenga una noción clara de sus responsabilidades y derechos. Esta actividad de formación se diferenciará, tanto por los contenidos como por la forma de ser impartida, en función de determinados parámetros, tales como la cualificación de los destinatarios, el nivel de riesgo del área en la que operan, el ostentar más o menos poderes de representación, etc.

El Compliance Officer, en colaboración con la Dirección y el Departamento de RRHH, organizará planes de formación periódicos, seminarios o presentaciones relativos a aquella normativa cuya inobservancia puede dar lugar a la responsabilidad penal de la empresa (en materia de protección de datos, información confidencial, medio ambiente, riesgos laborales, etc.) con objeto de actualizar conocimientos a todos los miembros de AGUAS DE BURGOS.

En las referidas sesiones formativas, los participantes recibirán el material adecuado.

El Compliance Officer llevará un registro informatizado de las actuaciones formativas realizadas en el que se incluirán, respecto de cada una de ellas, la fecha de realización, sus contenidos, así como los asistentes a las mismas y valoración de su aprovechamiento. En este sentido, una vez terminadas las sesiones técnicas formativas, se procederá a realizar una prueba a los asistentes a las mismas, con el objeto de valorar si estos han aprovechado las sesiones impartidas, de tal manera que se garantice la correcta asimilación de los contenidos expuestos.

La asistencia a las sesiones formativas es obligatoria con carácter general para los convocados y solo el Compliance Officer puede dispensar, por causa justificada, de la asistencia a las mismas.

La no asistencia sin causa justificada puede ser motivo de sanción (falta), llegándose en caso de acumulación de ausencias al despido.

Art. 8.- Canal Interno de Información: Canal Ético

1. AGUAS DE BURGOS pone a disposición, tanto de sus integrantes como de terceros, los siguientes canales de comunicación a los efectos de informar de posibles incumplimientos del Sistema de Prevención de delitos, de conductas delictivas, infracciones administrativas graves o muy graves y, en general, incumplimientos normativos y del Derecho de la Unión Europea:
   • Canal Ético, disponible en la página web, a través del cual se pueden efectuar, a elección del informante, comunicaciones anónimas o confidenciales.
   • Correo postal dirigido al Compliance Officer a la dirección Av. del Cid Campeador, 12, 09005 Burgos.
   A solicitud del informante podrá, asimismo, celebrarse una reunión presencial o por videoconferencia con el Compliance Officer. La reunión se convocará en el plazo máximo de 7 días naturales a contar desde la solicitud. La reunión celebrada deberá quedar adecuadamente documentada de alguna de las formas siguientes, previo consentimiento del informante:
   • a. Grabación de la conversación en formato seguro, duradero y accesible, o
   • b. A través de una transcripción completa y exacta de la conversación.
   Sin perjuicio de los derechos que correspondan al informante, se le ofrecerá la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
2. Las comunicaciones que se efectúen a través de los canales establecidos serán recibidas por el Compliance Officer como Responsable del Sistema Interno de Información.
3. Se transmitirá a los miembros de AGUAS DE BURGOS y a terceros que la imputación de hechos con conocimiento de su falsedad o con temerario desprecio hacia la verdad puede derivar en responsabilidades penales o civiles en los términos contemplados en el ordenamiento vigente.
4. Adicionalmente, la comunicación se podrá dirigir a un canal externo habilitado y gestionado por la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), así como a otros canales de órganos y autoridades que tendrá a su disposición a través de la página web.

Art. 9.- Recepción de comunicaciones en el canal y análisis preliminar

1. Tras la recepción de cualquier comunicación a través del Canal Ético, el Compliance Officer enviará un acuse de recibo al remitente, en caso de ser posible y siempre que ello no ponga en peligro la confidencialidad de la comunicación, en el plazo máximo de siete días naturales siguientes a su recepción. Se asegurará en todo momento la confidencialidad o el anonimato elegido por el informante.
2. Cuando el Compliance Officer considere que la información remitida no es clara, relevante o completa, solicitará al remitente, en los casos en que sea posible, una ampliación o aclaración detallada y referida a aspectos concretos.
3. Una vez finalizado el análisis preliminar de la comunicación, el Compliance Officer procederá a:
   • a) Inadmitir la comunicación en alguno de los siguientes supuestos:
     • Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
     • Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico ni del Sistema de Prevención de Delitos en los términos previstos en el presente procedimiento.
     • Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento.
     • Cuando la comunicación no contenga información nueva o significativa sobre infracciones en una comunicación anterior respecto a la cual hayan concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de derecho que justifiquen un seguimiento distinto.
     La inadmisión se comunicará al informante, salvo que la comunicación haya sido efectuada de forma anónima y no sea posible ponerse en contacto con el mismo.
   • b) Admitir a trámite la comunicación si a la vista de las primeras informaciones disponibles, y ponderando todos los intereses en juego, considera que existe una razonable certidumbre o indicios de que los hechos pueden tener fundamento suficiente para iniciar una investigación. La admisión a trámite se informará al comunicante, salvo que la comunicación sea anónima y ello no sea posible.
4. La persona o personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a ser informadas de las acciones u omisiones que se les atribuyen y a ser oídas en cualquier momento. Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se consideren adecuados por el Compliance Officer o, en su caso, por el instructor del expediente, para el buen fin de la investigación. En cualquier caso, será garantizado por el Compliance Officer o por el Instructor el derecho a la presunción de inocencia y al honor de la persona afectada por la comunicación.

Art. 10.- Deberes de los empleados, administradores y apoderados

1. Deber de colaboración: Todos los empleados y administradores tienen el deber de colaborar con el Compliance Officer. Se considerará absolutamente prioritaria la atención diligente y urgente de las peticiones de colaboración por parte del Compliance Officer. Asimismo, todos los empleados o administradores deberán abstenerse de:
   • Obstaculizar la presentación de comunicaciones.
   • Impedir, frustrar o ralentizar el seguimiento de las comunicaciones, incluyendo la aportación de información falsa o incompleta si fuesen requeridos para ello.
   • Adoptar cualquier represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia, contra las personas que presenten una comunicación o las demás personas incluidas en el ámbito de protección de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
2. Deber de custodiar información: Se mantendrá una diligencia especial en la custodia de documentos, soportes electrónicos o cualquier otro medio que pueda servir de prueba o evidencia cuando se refieran a asuntos que el empleado o administrador conozca que están vinculados a una investigación corporativa interna instada por el Compliance Officer. Especialmente deberán guardar la estricta confidencialidad acerca de:
   • La identidad del informante.
   • La identidad de las personas afectadas por la comunicación.
   • La identidad de cualesquiera otras personas mencionadas en la comunicación.
   • Cualquier tipo de información comunicada a través del Canal Ético.
   En especial, las personas legitimadas para conocer la identidad del informante serán garantes de la confidencialidad de dicha identidad, así como la de cualquier tercero mencionado en la comunicación.Cuando la comunicación sea remitida por vías distintas a las establecidas en el presente Procedimiento, o a miembros del personal no responsables de su tratamiento, el receptor de la comunicación deberá remitirla inmediatamente al Compliance Officer, observando en todo caso la debida confidencialidad y secreto, debiendo tenerse en cuenta que el quebranto de la misma podrá constituir una infracción muy grave.
3. Deber de información: Todo empleado o administrador tiene el deber de comparecer a las entrevistas y de informar verazmente en relación a los hechos que sean competencia del Compliance Officer.

Art. 11.- Incoación del procedimiento y apertura del expediente

1. En el caso de que AGUAS DE BURGOS no disponga de órganos especializados para el tratamiento de la información comunicada, el análisis e investigación de la comunicación corresponderá al Compliance Officer, que será el instructor del expediente y actuará conforme a lo previsto en el artículo siguiente, pudiendo, no obstante, en la investigación, y respetando siempre el deber de confidencialidad o, en su caso, anonimato del informante, asistirse del resto de áreas de la organización para la tramitación del procedimiento de investigación. En este sentido, todos los intervinientes están obligados a colaborar con el Compliance Officer en la investigación que se lleve a cabo.
2. Cuando por el contenido o la tipología de la comunicación el seguimiento, tratamiento e investigación de los hechos comunicados sean competencia de otro órgano (por ejemplo, en los casos de acoso, igualdad, protección de datos, seguridad y salud, etc.), el encargado de la gestión del Canal remitirá a este la comunicación, nombrándole instructor y advirtiéndole que dispone de un plazo de 3 meses para llevar a cabo la investigación, prorrogable, atendiendo a la complejidad de los asuntos, por otros tres meses más. El órgano especializado verificará que los asuntos a tratar entran dentro del ámbito de su competencia, comunicándolos, en caso contrario, al gestor del canal.En caso de que no se advierta en los hechos comunicados ningún tipo de incumplimiento o actuación ilícita, se archivará la comunicación sin que sea necesaria actuación adicional.En los casos en que resulte procedente la tramitación de expediente de investigación por el órgano competente, el mismo se regirá por la normativa interna reguladora de dicho órgano, así como por la legislación que, atendiendo a la materia, resulte de aplicación. Todos los intervinientes en la tramitación de los correspondientes expedientes deberán respetar, en todo caso, el deber de confidencialidad y respeto al anonimato previsto en el presente procedimiento y normativa applicable, exceptuándose los casos en que los hechos comunicados deban ser puestos en conocimiento de las autoridades competentes.Del archivo de la comunicación o del expediente se dará traslado por el órgano correspondiente, en todo caso, al Compliance Officer como Responsable del Sistema Interno de Información, para que proceda al cierre del expediente (sin perjuicio de las acciones adicionales que el Compliance Officer pudiera considerar necesarias) y su correspondiente registro, al que se acompañará cuanta información haya sido elaborada en la tramitación del mismo.
3. En todas las reuniones de los órganos especializados relativas a la tramitación de los asuntos comunicados podrá asistir con voz, pero sin voto, el Compliance Officer a los efectos de garantizar el estricto cumplimiento del presente procedimiento.

Art. 12.- La investigación corporativa interna

1. Cuando conforme a lo establecido en el artículo anterior no exista órgano especializado, el Compliance Officer pondrá en marcha una investigación corporativa interna si, a la vista de las primeras informaciones disponibles y ponderando todos los intereses en juego, considera que existe una razonable certidumbre o indicios de que los hechos pueden tener fundamento suficiente para iniciar una investigación.En función de las circunstancias concretas de cada caso, el Compliance Officer podrá decidir que la investigación sea realizada por otra persona de AGUAS DE BURGOS o sea externalizada en lugar de realizarse internamente. En estos casos, el Compliance Officer deberá garantizar que dicha investigación se haga con las garantías de independencia, confidencialidad, protección de datos y secreto de las comunicaciones.El propio Compliance Officer determinará el plazo en el que deberá realizarse la investigación, el cual no podrá exceder de tres meses, salvo que, atendiendo a la complejidad del asunto a investigar, sea necesario prorrogar el plazo inicialmente previsto por otros tres meses más como máximo.
2. El Compliance Officer será informado en todo momento de la marcha de la investigación corporativa interna. El Compliance Officer atenderá especialmente a aspectos tales como la disponibilidad y la modificación de los recursos necesarios para la investigación, el control de que la investigación se encuentre adecuadamente centrada de acuerdo con sus propias indicaciones, los progresos de la investigación, el plan y los estándares de trabajo, los plazos que se deben ir cumpliendo y la existencia de un ambiente apropiado entre el personal de AGUAS DE BURGOS para llevar a cabo la investigación.
3. El Compliance Officer será el encargado de garantizar que la investigación disponga de todos los medios necesarios y que para la misma se tenga acceso a toda la información and documentación que pudiera tener relación con el caso.
4. El Compliance Officer podrá solicitar la colaboración de asesores o colaboradores expertos externos en la investigación o en las sesiones que celebre, para lo cual ponderará la gravedad de los presuntos hechos u otros motivos, como la conveniencia de una mayor objetividad e imparcialidad de la investigación cuando la actuación tenga su origen en el anuncio de la presentación de una querella o de una denuncia.
5. El Compliance Officer podrá solicitar la asistencia a las sedes de AGUAS DE BURGOS de notarios cuando se considere conveniente para asegurar la validez de las pruebas a obtener en el marco de la investigación corporativa interna.
6. La persona encargada de dirigir o coordinar la investigación interna tendrá permanentemente informado al Compliance Officer del avance de las actuaciones e informará al mismo siempre que se le solicite.
7. Una vez finalizada la investigación corporativa interna en el plazo establecido por el Compliance Officer, se presentará a este un informe con las conclusiones de la misma y con propuestas de actuación motivadas. El informe debe contener, en todo caso, una relación circunstanciada de hechos (si se hubieran detectado hechos relevantes), las actuaciones realizadas con el fin de esclarecer los hechos y la valoración de las pruebas practicadas y de los indicios obtenidos.

Art. 13.- Actuaciones tras la conclusión de la investigación corporativa interna

1. El informe con el que concluya la investigación corporativa interna será la base sobre la que el Compliance Officer decidirá las siguientes actuaciones, siendo el Compliance Officer el único órgano competente para proponer las medidas necesarias a llevar a efecto con base en los resultados obtenidos mediante la investigación.
2. Con independencia de las decisiones que se adopten con respecto al expediente o a futuras actuaciones, el Compliance Officer podrá sugerir la toma de decisiones por parte de las áreas competentes de AGUAS DE BURGOS (por ejemplo, de cara a la imposición de sanciones laborales).

Art. 14.- Archivo del expediente

A partir de la presentación del informe de investigación, el Compliance Officer tendrá que valorar, en la mayor brevedad posible (en todo caso en el plazo máximo previsto para la investigación), y si de la misma no se derivan datos que exijan más actuaciones al no existir indicios suficientes del incumplimiento o de la comisión de un delito o infracción administrativa grave o muy grave, el archivo del expediente.

El archivo del expediente se deberá poner en conocimiento del informante por parte del encargado de la gestión del Canal, en caso de disponer de datos de contacto voluntariamente proporcionados por el mismo.

Art. 15.- Actuaciones en caso de detección de indicios de la comisión de un presunto hecho delictivo

1. En caso de que se constate la existencia de indicios de comisión de un presunto hecho delictivo u otros incumplimientos, el Compliance Officer propondrá las decisiones y medidas que considere convenientes y oportunas, informando puntualmente de las mismas a la Dirección y al Consejo de Administración de AGUAS DE BURGOS. La aprobación y ejecución de las medidas propuestas por el Compliance Officer y que trasciendan de las funciones atribuidas al mismo será competencia, según las características de las medidas propuestas, del Consejo de Administración de AGUAS DE BURGOS o de la Dirección.En el caso de que internamente y a la vista del expediente sea procedente iniciar el correspondiente procedimiento sancionador, se dará traslado a la Dirección y al área de RRHH competente a los efectos oportunos.
2. El Compliance Officer propondrá a la Dirección y al Consejo de Administración las actuaciones de AGUAS DE BURGOS como reacción a la detección del presunto hecho delictivo o infracción del Sistema de Prevención de Delitos. Las decisiones estarán orientadas por el principio de vocación de cumplimiento de la legalidad de acuerdo con las exigencias que el ordenamiento jurídico-penal dirige a las personas jurídicas, de tal manera que el Compliance Officer valorará y propondrá a la Dirección y al Consejo de Administración cómo denunciar o poner en conocimiento de las autoridades la presunta comisión de un hecho delictivo, así como de qué manera llevará a cabo su colaboración con las mismas; denuncia y colaboración que tendrán lugar, en cualquier caso. Todo ello sin perjuicio de las medidas disciplinarias que resulten procedentes.Del mismo modo, si aun no existiendo indicio de delito sí se observa una infracción del Sistema de Prevención de Delitos, será de aplicación el régimen disciplinario vigente en la organización.
3. El Compliance Officer, como Responsable del Sistema Interno de Información, es la persona competente para la custodia de las pruebas o evidencias obtenidas (en tanto en cuanto no se pongan a disposición de las autoridades, cuando se traten de hechos delictivos).

Art. 16.- Actuaciones en relación al Sistema de Prevención de Delitos

Tras la finalización de las investigaciones y actuaciones previstas en los artículos anteriores, el Compliance Officer informará al Consejo de Administración de AGUAS DE BURGOS of las posibles deficiencias detectadas y propondrá las decisiones que se consideren adecuadas de acuerdo con la información aportada.

Art. 17.- Medidas cautelares

A iniciativa propia, o a instancia del responsable o coordinador de la investigación corporativa interna, el Compliance Officer podrá instar a las áreas competentes la adopción de las medidas cautelares necesarias para garantizar sus actuaciones y la correcta marcha de la investigación interna, para evitar cualquier consecuencia negativa para AGUAS DE BURGOS.

Art. 18.- Registro de expedientes

1. El Compliance Officer, como Responsable del Sistema Interno de Información, es el encargado de la custodia de los expedientes una vez finalizados. Los expedientes se archivarán en orden cronológico.
2. Cada expediente contendrá todos los documentos relacionados con las decisiones del Compliance Officer, especialmente las actuaciones llevadas a cabo ante la presunta comisión de un hecho delictivo y las comunicaciones intercambiadas con las áreas que han participado en el procedimiento o a las que se ha instado a la adopción de medidas cautelares.
3. El Compliance Officer deberá contar con un Libro-registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que haya dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad y de protección de datos exigidos por la legislación vigente.

Art. 19.- Protección de datos personales

1. El tratamiento de los datos personales obtenidos a través del canal ético se realizará dando estricto cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos y conforme al artículo 32 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.
2. Se recopilarán únicamente datos que sean estrictamente necesarios para la tramitación y, en su caso, la investigación de la comunicación. Los datos personales que hayan sido facilitados pero que no sean pertinentes ni necesarios, así como los calificados como categorías especiales de datos, serán eliminados sin dilación, no procediéndose al registro ni tratamiento de los mismos.
3. Los datos que sean necesarios podrán conservarse en el Sistema Interno de Información (Canal Ético) únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la pertinencia de realizar o no una investigación y, en todo caso, por el plazo máximo de tres meses desde la recepción de la comunicación. Transcurrido dicho plazo, deberá procederse a la supresión de los mismos del canal.
4. Los datos de las comunicaciones a las que no se les haya dado curso por haber sido inadmitidas únicamente podrán conservarse de forma anonimizada.
5. También serán suprimidos del Sistema Interno de Información (Canal Ético) los datos personales relativos a comunicaciones respecto a las que se haya acreditado la falta de veracidad, salvo que dicha falta de veracidad pueda suponer un ilícito penal, en cuyo caso podrán conservarse durante el tiempo necesario para la tramitación judicial.
6. Sin perjuicio de lo anteriormente establecido, los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas se conservarán durante el periodo que sea necesario, sin que en ningún caso puedan conservarse por un periodo superior a diez años.
7. Se aplicarán a los datos personales obtenidos y tratados en el marco del presente procedimiento las medidas técnicas y organizativas que dispone la empresa para la salvaguardia de los mismos y la confidencialidad de las investigaciones.

Art. 20.- Deber de colaboración con la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) y otros Organismos o Instituciones

El Compliance Officer será el competente para responder a los requerimientos relacionados con el Sistema Interno de Información que se pudiera hacer a AGUAS DE BURGOS por parte de la Autoridad Independiente de Protección del Informante u otras Autoridades u Organismos relacionados y, en general, para comunicarse y colaborar con la referida Autoridad, sin perjuicio de que deba comunicar a la Dirección y al Consejo de Administración estos requerimientos y que, por razón de la materia, el Compliance Officer deba dar traslado a un órgano especializado de AGUAS DE BURGOS y/o recurrir al correspondiente asesoramiento jurídico interno o externo en función de las circunstancias del caso.

Art. 21.- Actuaciones en caso de apertura de procedimiento penal o investigación

1. El Compliance Officer activará el presente Protocolo de actuación procesal en el momento en el que se dirija un procedimiento penal o una investigación del Ministerio Fiscal directamente contra AGUAS DE BURGOS. El Compliance Officer es el órgano competente para tomar todas las decisiones que la Ley 37/2011, de 10 de octubre, de Medidas de Agilización Procesal, que en su artículo 1 modifica la Ley de Enjuiciamiento Criminal (en adelante LECrim.), ha asignado a las personas jurídicas que pueden ser declaradas penalmente responsables.
2. En los casos en los que exista una resolución judicial que adopte contra AGUAS DE BURGOS diligencias antes de que se le cite formalmente en el domicilio social de acuerdo con el procedimiento establecido en los arts. 119 y 120 LECrim., el Compliance Officer deberá ser convocado por el Consejo de Administración de forma urgente.
3. Es de aplicación a este Protocolo de actuación procesal lo dispuesto en los arts. 12 y 13 (investigación corporativa interna), 16 (Actuaciones en relación al Sistema de Prevención de Delitos) y 17 (medidas cautelares).
4. En todo caso, las actuaciones que se realicen estarán orientadas por el principio de vocación de cumplimiento de la legalidad de acuerdo con las exigencias que el ordenamiento jurídico-penal dirige a las personas jurídicas, colaborando AGUAS DE BURGOS en todo momento con las autoridades correspondientes de cara a un mejor esclarecimiento de los hechos y determinación de posibles responsabilidades penales. Todo ello sin perjuicio de las decisiones disciplinarias que resulten de aplicación.

Art. 22.- Designación del representante procesal

1. AGUAS DE BURGOS, de acuerdo con lo dispuesto en los arts. 119 y 120 LECrim., designará en su momento, como representante procesal en el procedimiento, a la persona que considere tiene mejor conocimiento en materia de prevención de delitos, pudiendo ser externa al personal de AGUAS DE BURGOS. También designará al abogado defensor y procurador de la entidad, pudiendo ser externos al personal de AGUAS DE BURGOS.
2. De acuerdo con la propia evolución del procedimiento penal, AGUAS DE BURGOS podrá modificar la persona que actúa como representante procesal de la misma, si fuese la opción más conveniente.
3. Nunca podrá ser designado representante procesal de AGUAS DE BURGOS una persona que pueda tener conflictos de intereses procesales con la entidad, bien porque se encuentre ya imputada en el mismo procedimiento o porque existe la posibilidad de que pueda ser imputada en el futuro.

Art. 23.- Publicidad y difusión

El presente Procedimiento se dará a conocer a todos los integrantes de AGUAS DE BURGOS a través de la Intranet o a través de cualquier otro medio que asegure su difusión, donde estará siempre disponible para su consulta, y a través de las sesiones de formación que se imparten en la organización. Asimismo, los principios esenciales del mismo se encuentran publicados en la página web.

Art. 24.- Verificación y control

La verificación y control del funcionamiento del presente Procedimiento está encomendada al Compliance Officer.

Art. 25.- Obligatoriedad de su cumplimiento

Todos los empleados, directivos, apoderados y administradores de AGUAS DE BURGOS están obligados a cumplir con lo establecido en el presente Procedimiento, pudiendo proceder a la adopción de medidas disciplinarias en caso de incumplimiento. Las conductas susceptibles de sanción serán reconducidas a las infracciones contempladas en la legislación laboral y convenio colectivo aplicable a los empleados y, consecuentemente, las sanciones aparejadas a dichas infracciones serán asimismo las recogidas en dicha normativa.

Adicionalmente, la Ley 2/2023, de 20 de febrero, establece un régimen sancionador al que están sujetas todas las personas físicas y jurídicas que cometan alguna de las infracciones tipificadas en la citada Ley. La obligación de cumplir con este Procedimiento se extiende a las personas ajenas a AGUAS DE BURGOS que formulen una comunicación a través del Canal Ético.

Las posibles infracciones incluyen no solo participar activamente en el incumplimiento, sino también el no informar de conductas presuntamente infractoras cuando se tiene conocimiento de estas o tratar de impedir que se informe de las mismas.